Nuestra guía para implantar la transformación digital de procesos en la empresa

 En Avante, Be+Digital, Transformación digital

Hablar de transformación digital se ha convertido en un tema recurrente en reuniones de dirección, eventos profesionales o departamentos de recursos humanos. Pero estaremos de acuerdo en que este término tiene tantas acepciones como ocasiones de uso ya que cada cual lo adapta a sus circunstancias. De este modo, llamamos transformación digital a un cambio de software de gestión pero también a la instalación de nuevas pantallas digitales.

Hoy quiero hablar de nuestro concepto de transformación digital, centrado en los procesos, que estamos desarrollando en importantes empresas, cambiando gracias a ello la forma en la que los trabajadores realizan sus tareas diarias. Hablamos de un cambio tan profundo que implica concebir el puesto de trabajo como algo dinámico y flexible, con lo que ello supone en el día a día de la compañía.

En Avante entendemos la transformación digital como un camino y no como un destino. De esta forma, no nos interesa centrarnos en ejecutar (que también es importantes) sino centrar los esfuerzos en la estrategia para asegurar la durabilidad de estos cambios en el tiempo. Paralelamente no podemos olvidar que estos cambios lo llevan a cabo personas y esto implica tomar conciencia de que se trata de un proceso en ocasiones complicado ya que hablamos de cambiar rutinas de trabajo establecidas en el tiempo.

Nuestro programa no se concibe sin un conocimiento profundo de los procesos (actividades y tareas) ya que sólo de este modo es posible proponer soluciones realmente eficaces. Así, nuestro concepto de digitalización aporta:

AGILIDAD – AUTOMATIZACIÓN – VISIBILIDAD – CONTROL – COLABORACIÓN

Pero empecemos por el principio. Cuando una compañía confía en nosotros como acompañantes en su proceso de digitalización, nuestro objetivo principal es buscar las mejoras que la digitalización pueda aportar a los diferentes puestos de trabajo. De este modo hablamos de:

DIGITAL WORKPLACE / La revolución del puesto de trabajo a través de herramientas digitales

Para conseguir este objetivo trabajamos con FASTRACK o el formato más sencillo y rápido de conseguir estos objetivos. Estos fastracks están basado en Office 365, tecnología en la que basamos todos nuestros procesos de cambio digital.

Una vez definidas las mejoras que la compañía quiere obtener con este cambio, comienza el desarrollo de nuestro proyecto que se divide en varias fases:

Fases del proyecto de TD

En cada una de estas fases, que componen nuestro programa de Transformación Digital, se definen: tareas, método y productos a entregar al finalizar la fase. Esto nos permite evaluar el nivel de cumplimiento de los objetivos planteados y articular posibles mejoras al respecto.

Dentro de la fase de desarrollo, llevamos a cabo el plan formativo en herramientas de Office 365. Las características de este plan son:

  • Formación basada en Itinerarios
  • Modulares que unen competencias y aplicaciones
  • Itinerarios Personalizados según las necesidades del alumnado

Nuestra propuesta formativa se desarrolla a través de nuestra plataforma online de formación y se complementa con sesiones presenciales que refuerzan los objetivos planteados y motivan a los alumnos a alcanzarlos. Esta propuesta consta de 3 fases que, tras la evaluación inicial, se realizan parcial o totalmente según las necesidades de la empresa.

FASE 1: CÓMO EMPEZAMOS

Aquí se trabaja el uso de la nube y algunas herramientas disponibles en Office 365 que abren las puertas a una nueva metodología de trabajo. Entre otras hablamos de Onedrive, Onenote o Sharepoint, que aportan agilidad tanto en el almacenamiento como en la organización de la información.

FASE 2: CUENTA LO QUE HACES

Se trata de aprender a compartir y comunicar nuestro trabajo en la nube. Para ello, nos apoyamos en el uso intensivo de Outlook o Skype for business.

FASE 3: ORGANIZA Y GESTIONA TU EQUIPO

El trabajo colaborativo es una de las características principales de nuestro concepto de transformación digital. Evitar duplicidades y las aportaciones en línea suponen un cambio tan profundo que mejorará la eficiencia rápidamente. Aquí hablamos de trabajar con Teams, Groups, Planner, Yammer…todas aquellas herramientas que crean equipo y mejoran los procesos conjuntos.

Como habrás podido ver, para nosotros, hablar de Transformación Digital es hablar de estrategia, de personas y sobre todo de conocimiento profundo de los procesos, ya que de ello depende el éxito del proyecto. Para conseguir este éxito trabajamos codo a codo con departamentos de RRHH, de formación, técnicos y, por supuesto, dirección, ya que sin un compromiso firme de la gerencia es imposible conseguir las metas propuestas.

Poco a poco va llegando el momento de dejar de hablar de empresas transformadas ya que cada vez son más las que apuestan por trabajar más eficazmente y empieza a ser un hecho que, para seguir estando, sólo hay un camino posible.

*Si quieres saber más sobre nuestro programa de TD con Office 365, puedes contactar con nosotros en formacion@avante.es y contarnos tus necesidades. Podemos ayudarte en este camnio hacia la total digitalización de tu compañía. Y recuerda, siempre lo haremos sabiendo que al final las personas son las que trabajan con la tecnología

 

 

 

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