Cómo organizar (y aprovechar) una reunión de retrospectiva en SCRUM

SCRUM es un marco de trabajo a través del cual las personas pueden abordar problemas complejos adaptativos, a la vez que se entregan productos de forma eficiente y creativa con el máximo valor.

Scrum es ligero, simple de entender, aunque a veces difícil de aplicar. No es un proceso, ni una técnica, ni método definitivo.

Es un marco de trabajo donde se pueden emplear un conjunto de diferentes procesos y técnicas, de manera que podamos mejorar continuamente el producto, el equipo y el entorno de trabajo.

• Scrum se originó dentro del diseño software, luego se expandió dentro del TI y hoy día podemos ver aplicaciones con éxito en ámbitos completamente distintos, como la construcción, la enseñanza, la industria…

• Scrum define una serie de Roles: Dueño de producto, Scrum Master y Equipo de desarrollo.

• Una serie de artefactos: Pila del producto, Pila del Sprint e Incremento.

• Y una serie de eventos, como el Sprint, la Reunión de planificación, el Scrum diario, la Revisión de sprint y la Retrospectiva de sprint.

Me gustaría hablar de este último evento, la Retrospectiva. En algunas organizaciones considerada como el “patito feo” de las reuniones. Aquel que en muchas empresas se hace “porque dice Scrum que hay que hacerlo” o simplemente no se hacen o “las hacemos de vez en cuando, cuando hay tiempo y no hay otra cosa más urgente…»

Sin embargo, desde mi punto de vista, es uno de los eventos más importantes en una organización, del cual se puede obtener mucho más fruto del que a veces se obtiene.

Scrum es una metodología iterativa e incremental. Es decir, todo el trabajo a realizar se divide en partes que pueden ser acometidas separadamente (en diseño software, las llamamos “historias de usuario”).

El equipo decide cuántas de esas “partes” puede hacer en un plazo de tiempo de duración fija (Sprint) en un evento llamado “Planificación del Sprint” e iteramos. Así una vez terminado el sprint, comprobamos en la “Revisión del Sprint” el resultado producido “incremento”, su funcionalidad y si se acomoda a las necesidades del cliente. En caso de no ser así, iteramos de nuevo.

Y posteriormente el equipo se reúne en la llamada “Retrospectiva del Sprint”.

Es una oportunidad para el Equipo Scrum de inspeccionarse a sí mismo y de crear un plan de mejoras que sean abordadas durante el siguiente Sprint.

Tiene lugar, por tanto, después de la Revisión de Sprint y antes de la siguiente Planificación de Sprint.

A diferencia de la “Revisión del Sprint”, ésta no es una reunión técnica, es decir, no vamos a hablar de lo que hemos construido, sino de “cómo” lo hemos construido.

Esta reunión es la base de la mejora continua. Muchas organizaciones se quejan de que las personas, no se preocupan por mejorar. Aquí es bueno hacerse una pregunta evidente: ¿tiene la gente tiempo para mejorar?

Es decir, para mejorar es necesario “dejar de trabajar”:

• ¿Está contemplado el tiempo de mejora dentro de la jornada laboral?

• ¿Existe un lugar donde mejorar?

• ¿Se hace un seguimiento a las mejoras?

Si la mejora es algo que se deja al azar, no es de extrañar que las mejoras surjan al azar…

Realmente da igual si hacemos Scrum o trabajamos de cualquier otra manera. Hoy día hay un consenso unánime, en que la “mejora continua” debe formar parte de nuestra manera de trabajar. Quizá sea bueno volver a mirar esas preguntas…

Hay mucha literatura al respecto de las reuniones de mejora y en concreto sobre las perspectivas, pero creo que todas ellas cumplen los siguientes aspectos:

1/La reunión forma parte de la jornada laboral. No es una excepción.

2/Aunque no es una reunión técnica, sí que debemos usar datos objetivos, que, por lo general, sí son técnicos.

3/Es decir, para mejorar necesitamos “datos”.  ¿Qué tal vamos y qué queremos mejorar?

4/Una retrospectiva, al igual que cualquier reunión de mejora, necesita una pizarra en la que ir apuntando.

5/Es bueno empezar las retrospectivas “analizando qué hemos hecho bien”. Esto tiene dos objetivos:

• Ser todos conscientes, para repetirlo o ampliarlo
• Empezar la reunión con buen ánimo. Una reunión en la que empezamos felicitándonos, tiene más probabilidades de arreglar posteriormente más problemas.

6/Dentro de lo que hemos hecho bien, es momento de analizar las mejoras de la reunión anterior: si han dado sus frutos (si no, mejor unos minutos más tarde, pero nunca debemos olvidar analizar las mejoras propuestas en la reunión anterior).

7/Es bueno utilizar un lenguaje positivo. En vez de escribir “qué hemos hecho mal”, escribir  “dónde podemos mejorar”.

8/Hay veces que lo que tenemos que mejorar es evidente, pero no siempre es así. Por eso es bueno decidir también en grupo “qué” es lo que debemos mejorar.

9/Una excelente manera es hacer un brainstorming donde cada persona escribe en un post it lo que cree que se debe mejorar y lo pega en la pizarra.

10/Luego hacemos un diagrama de afinidad, que no es más que agrupar los post it por temáticas comunes.

11/Luego decidimos en equipo qué debemos mejorar (no es sano hacer votaciones…).

12/Una vez decidido que mejorar, habrá que encontrar en equipo las causas posibles del problema (esto lo podemos analizar en otro post, porque como sabéis hay muchas técnicas).

13/Una vez encontradas las causas hay que decidir acciones de mejora.

14/Una regla típica de las retrospectivas es salir de la reunión con una acción de mejora o a lo sumos dos. No tiene sentido salir con más, porque seguramente no nos dé tiempo (pero al menos una, eso también…).

15/Es una buena idea meter la acción de mejora dentro de la Pila del Sprint, es decir dentro del listado de tareas a hacer, así no caen en el olvido.

16/La acción de mejora debe estar detallada “quién” hace “qué” y “cuándo”.

Un buen consejo para los directivos: analiza las retrospectivas:

Pásate de vez en cuando por alguna, ¿funciona bien?, ¿se obtienen mejoras?, ¿se implementan?, ¿funcionan?

Si las retrospectivas funcionan, la organización funciona. La retrospectivas son algo más que una reunión: es la manera más sencilla de medir el pulso de tu organización.