Marie Kondo sigue dando que hablar como la “gurú” del orden; sobre todo cuando te pide que lo tires todo, pero, a la vez, compres sus productos en su tienda online; algunos tan útiles como una estaca para matar vampiros a lo “Buffy”, pero con orden. (en realidad es un palo diseñado para mejorar la antigua práctica del shiatsu, pero para el caso…)

Pero como no nos da soluciones a nuestros problemas digitales, nosotros te seguimos proponiendo soluciones y consejos para tener un orden digital.

Ya hablamos en nuestro artículo anterior sobre mantener nuestro escritorio ordenado por lo que en este artículo nos vamos a centrar en ordenar la pesadilla de todo aquel que recibe un correo electrónico… la bandeja de entrada.

En nuestro caso, usamos Outlook como herramienta de gestión de correo, pero puedes aplicar estos consejos a la mayoría de estas aplicaciones. ¡Vamos a ello!

1.    Crea nuevas carpetas para organizar tus correo

Dentro de la pestaña carpeta encontrarás la mayoría de las opciones que nos permiten gestionar el orden de nuestra bandeja de entrada.

Gracias a la opción nueva carpeta podrás crear todas las carpetas necesarias para organizar posteriormente tu bandeja de entrada. De esta forma siempre tendrás un lugar donde almacenar tus correos electrónicos ya sean por temática, remitente, categoría… etcétera.

Y lo mejor es que lo puedes hacer tanto de forma manual, arrastrando un correo electrónico a la carpeta correspondiente usando el ratón, cómo de forma automática. *spoiler* Verás cómo se hace en el punto 5 *Fin de spoiler*

2.    Gestiona tus carpetas

Puedes ordenar tus carpetas arrastrándolas y colocándolas en el orden que creas conveniente. Ten en cuenta que solamente podrás modificar algunas configuraciones en las carpetas que tú hayas creado, ya que algunas carpetas predefinidas, como bandeja de entrada, elementos enviados o correo no deseado, no se pueden modificar.

Cambia su nombre, asigna una importancia, o muévela incluso dentro de otra carpeta creando un árbol o jerarquía.

Ten en cuenta que puedes crear todas las carpetas que necesites, pero no te pases. Aunque son gratis un exceso de carpetas haría que todo fuese más difícil de organizar.

3.    Muestra en favoritos lo más importante

Normalmente, las aplicaciones de correo electrónico te permiten llevar varias cuentas a la vez. Para tener un control de las carpetas más importantes, sean de una cuenta o de varias, podemos darle la propiedad de favorito.

Marcando con una estrella estas carpetas las situaremos en la zona superior del panel de navegación, fuera de la cuenta a la que pertenece. Será tan sencillo como entrar en dicha carpeta y usar el botón creado para ello (o usar el menú contextual del ratón).

De esta forma siempre tendremos visibles aquellos elementos que son realmente importantes para nosotros.

4.    Genera carpetas de Búsqueda para evitar búsquedas frecuentes

Posiblemente hagas búsquedas frecuentes para encontrar correos de determinadas personas.

Una ayuda para evitar este tipo de búsquedas continuas seria la posibilidad de crear una carpeta donde se almacenen los correos de esta persona, pero eso implicaría algunos problemas como perdidas de correos importantes en conversaciones.

La creación de una carpeta de búsqueda hace que existan una carpeta cuyo comportamiento es el mismo que el de una consulta; es decir, al abrirla obtendremos un listado con todos los correos de la persona qué estamos buscando y al cerrarla todo quedará como estaba al principio.

Puedes configurar esta carpeta para que obtengas correos que cumplan diferentes criterios cómo que estén o no estén leídos, sean de personas determinadas o de grupos de contactos, estén categorizados … etcétera.

5.    Mueve elementos o aplica Reglas (o las dos cosas)

Quizá este sea el elemento más importante a la hora de organizar nuestro correo electrónico, ya que la creación de una regla hace que nuestra bandeja de entrada se organice de forma automática, permitiendo incluso eliminar correos que son spam o que no necesitamos antes incluso de entrar en la bandeja de entrada.

Además, en el caso de Outlook, las reglas que creas en tu escritorio se mantienen si abres la aplicación web y viceversa.

Al crear una regla debes configurar todos los criterios necesarios para llevar a buen puerto … por ejemplo, podemos hacer que el correo de un cliente vaya automáticamente a una carpeta con su nombre, que los correos que nos llegan avisando sobre notificaciones vayan a una carpeta dedicada a ello, o que los correos que vengan de una marca publicitaria que nos interesa vayan directamente a la papelera.

Sí me permites que comparta contigo mi experiencia personal tengo una regla llamada interesante; cada vez que llega a mí bandeja de entrada un correo desde mi propia dirección donde en su asunto aparezca la palabra interesante se almacenará en una carpeta con este nombre.

 

De esa manera, cuando veo algún artículo o web que me interesa pero no tengo tiempo para profundizar en ese momento, me lo envío a mí mismo y Outlook la clasifica en una carpeta dedicada a ello.

6.    Categoriza

Outlook dispone de un pequeño botón de categorización de correos electrónicos donde puedes asignar un color a determinados correos. Enlazando con el punto anterior, también puedes realizar una regla que asigna una categoría a un correo electrónico dependiendo de los criterios que tú selecciones.

 

Estas categorías nos valdrán posteriormente para …

• Realizar filtrados en la bandeja de entrada
• Ordenar los correos según sus categorías
• Crear carpetas de búsqueda de cada categoría
• Usar otras reglas qué reaccionen cuando un correo electrónico tenga una categoría

Dada la versatilidad del uso de las categorías es merecido que le demos la importancia que tiene

7.    Respuestas Automáticas

Por último, y aunque no tiene mucho que ver con la organización de la bandeja de entrada, las respuestas automáticas nos servirán para organizar nuestra presencia o ausencia en nuestra empresa en horario laboral

Gracias a estas respuestas automáticas podemos hacer que una persona que nos envía un correo electrónico durante un intervalo de tiempo concreto reciba, de forma automática, una respuesta avisando de nuestra circunstancia fuera de la empresa u otro motivo como unas vacaciones, baja laboral, etcétera …

Además, podemos asignar diferentes mensajes para correos electrónicos internos, de nuestra propia empresa, o externos.

Esperamos que estos consejos os ayuden a la hora de organizar vuestra bandeja de entrada. A pesar de que tendréis que dedicar un tiempo aplicarlos tened por seguro, qué será un tiempo invertido es mejorar y hacer más sencillo vuestro trabajo a partir de este momento.

Nos veremos en el próximo artículo donde hablaremos de cómo organizar nuestros documentos, pero esta vez en la nube.