Hay algo que veo frecuentemente en los ordenadores de nuestros alumnos o clientes que sinceramente me horroriza y me da muchísima ansiedad: el escritorio plagado de iconos. Y mientras más grande es el tamaño del escritorio más iconos existen en el mismo, incluso de aplicaciones o documentos que nunca se abren. Aquí veremos 8 pasos que te ayudarán a organizar tus documentos digitales al estilo Marie Kondo. 

Últimamente me pregunto a mí mismo: “¿qué pensaría Marie Kondo al ver este monitor?» Seguro que del colapso que le da se le quita la cara de tranquilidad infinita.

Para los que no sepáis quién es Marie Kondo, está claro que vivís dentro de una cueva, pero no os preocupéis, yo os lo explico. Marie Kondo es una especie de “coach” japonesa amante del orden que te enseña cómo ordenar tus pertenencias de una forma más eficiente, eliminando todo aquello que no te hace feliz, mediante su método “Kon-Mari”. Una simple búsqueda en YouTube te enseñará millones de resultados de personas que enseñan cómo aplican estos métodos e incluso podrás comprar sus libros o ver su serie en Netflix. Aunque también se ha hecho muy conocida por su afirmación de que «una casa no debe tener más de 30 libros.»

No entremos en polémica y vayamos directamente a lo que nos interesa: te vamos a dar una serie de consejos para que seas tu propia “Marie Kondo digital” y organices ese dispositivo tan erróneamente llamado “Ordenador”.

Los 8 pasos para ordenar documentos digitales

1. EL ESCRITORIO NO ES UN CARPETA DE ALMACENAMIENTO. Nunca uses el escritorio como un lugar de almacenamiento. Tal como dice su nombre el escritorio de un PC debe ser lo más similar a tu escritorio físico, intentando que esté siempre limpio y ordenado. Sería el símil de esa mesa de trabajo llena de papeles y papeles y más papeles, algo de lo que se quiere prescindir instaurando la oficina sin papeles. Por lo tanto, si no queremos papeles en nuestra oficina, no queremos papeles en nuestro escritorio digital.

2. PARTICIONA TU DISCO DURO. Ten siempre dos particiones en tu unidad de disco duro. Instala en una de ellas el sistema operativo y todos los programas y dedica la segunda para guardar los documentos. De esa forma, si tienes un problema en el sistema operativo y deja de funcionar tu PC no tendrás perdidas de documentos y podrás extraerlos sin muchos problemas, incluso aunque formatees la unidad en la que se encuentra el sistema operativo.

3. CREA ATAJOS A TUS CARPETAS FRECUENTES. Usa las opciones que te da el propio explorador de archivos para mantener ese orden. Dentro de la cinta de vistas tendrás la posibilidad de activar el panel de navegación, que te da un acceso directo a las carpetas que, por defecto, utiliza sistema operativo para almacenar documentos y a las carpetas que uses de forma más frecuente.

Puedes hacer que cualquiera de tus carpetas aparezca dentro de ese acceso rápido para tenerlas siempre a mano; para ello, simplemente arrastra tu carpeta a la zona acceso rápido y de esa forma quedará anclada a la misma con el icono de una chincheta. Podrás desanclarla sin ningún tipo de problema cuando lo necesites mediante el menú contextual.

4. USA UNA NOMENCLATURA CLARA Y PROPORCIONA DETALLES. Nombra tus archivos y carpetas de forma simple y clara, que permita conocer qué hay en su interior tanto a ti como a otra persona que necesite trabajar con esos archivos (en el caso de que estemos trabajando con carpetas compartidas).

Si es posible incluso puedes dar etiquetas a esos archivos al guardarlos o usando el menú contextual y el comando propiedades.

Para trabajar más rápidamente con las propiedades del documento, puedes tener siempre visible el panel “detalles” que nos presentarán y permite editar todos los detalles disponibles del documento

5. CREA UNA ESTRUCTURA FUNCIONAL EN EL EXPLORADOR. Para sacar el máximo partido a la organización de tus documentos debes ir a la zona de diseño en la pestaña «Vista» y seleccionar la opción «Detalles». En un principio solo verás las columnas «Nombre», «Fecha de modificación», «Tipo» y «Tamaño». Pero puedes modificar la cantidad de detalles visibles haciendo clic en el botón derecho sobre la barra de selección y seleccionar todas aquellas opciones que desees; como, por ejemplo, la fecha de creación, la categoría, etiquetas o títulos.

Dar una serie de etiquetas a nuestros documentos nos ayudará a encontrarlos y organizarlos más fácilmente.

6. USA FILTROS PARA CLASIFICAR Y ENCONTRAR DOCUMENTOS. Ya que estamos en la visualización de los detalles, fíjate que tenemos la posibilidad de crear un filtro de documentos, simplemente haciendo clic en la flecha desplegable junto a los encabezados de las columnas. De esta forma podremos ver solamente aquellos documentos que cumplan con los requisitos del filtro.

Estos filtros son acumulables, por lo tanto, puedes hacer que la carpeta nos muestre un filtro basado en el nombre del documento, su tipo y la fecha de modificación de este, facilitándonos la organización dentro de carpetas con mucha documentación.

7. ORDENA TUS DOCUMENTOS COMO UN MAESTRO. Podemos ordenar rápidamente una columna dentro de la vista detalle simplemente haciendo clic sobre el encabezado de una de esas columnas. Al hacerlo, organizaremos los documentos, según los datos de esa columna, en orden ascendente de la «a» a la «z», y si volvemos a hacer clic cambiamos a orden descendente.

Si necesitamos una serie de órdenes más concretos podemos abrir el menú “ordenar por”, donde podremos hacer visibles gran cantidad de columnas de datos e incluso organizar el orden de estas. Encontrarás opciones diferentes, como, por ejemplo, «Álbum», si estamos organizando una carpeta que contiene elementos de música o «Ancho de fotograma», si estamos ordenando carpetas que contienen elementos de tipo vídeo

8. AGRUPA EL ALMACENAMIENTO POR CATEGORÍAS. Junto a la opción “ordenar por” tenemos la posibilidad de “agrupar por”, que nos agrupará en diferentes secciones todos aquellos archivos o carpetas que cumplan con una condición concreta.

Por ejemplo, si le pedimos que ordene los documentos por tipo de archivo creará una sección por cada uno de los tipos de archivos que se encuentren en esa carpeta, clasificando dentro de ellas todos esos documentos y permitiéndonos contraer dichas secciones cuando no sea necesario que sean visibles o expandirlas para encontrar un documento más fácilmente.

Esperamos que estos pequeños trucos te ayuden a organizar tus documentos y agilizar tus tareas. En próximos artículos veremos algunos trucos para tener organizadas nuestras carpetas almacenadas en la nube, utilizando todo el potencial que nos dan sus aplicaciones de escritorio.

Si aún no conoces las herramientas que pueden ayudarte a organizar mejor tus proyectos y comunicarte de forma efectiva, no te pierdas este otro post.