Comenzamos una serie de post donde conoceremos las distintas aplicaciones disponibles en Office 365 de la mano de nuestro formador David Rodríguez @David_Rod_Por.

En todos nuestros eventos, charlas, seminarios… etc, sobre transformación digital siempre hay una idea que abarca toda la atención: “La transformación digital no va de aplicaciones. Va de personas”

Muchos clientes vienen buscando “la transformación digital” pero realmente no saben muy bien en que consiste y que se puede hacer con una suite tan grande y que abarca tanto como puede ser Office 365; lo cual es una pena porque acabamos usando un excel como si no fuese  muy diferente al Office 97.

Si hablamos de transformación digital estamos hablando de colaboración, trabajo en equipo, de aprovechar todas las posibilidades que nos da trabajar en la nube; y es que colaborar es el pilar esencial cuando hablamos de productividad en una empresa “digital” y un factor determinante a la hora de competir con otras empresas del sector.

Las herramientas incluidas en Office 365 se adaptan a la forma de trabajar de cada grupo o equipo, ofreciendo todas las herramientas necesarias para elevar la productividad y/o eficiencia del mismo; ya sea mediante una comunicación instantánea, reuniones programadas por vídeo conferencia, compartición de todo tipo de documentación que además puede ser editada por varios autores a la vez.

La pregunta es… ¿Cuándo tengo que trabajar con cada herramienta? ¿Valen todas para lo mismo? Vamos a ver un breve resumen de cada una de ellas para adaptarla rápidamente a nuestro escenario o al objetivo que queremos alcanzar.

Grupos de Office 365

El simple hecho de crear un Grupo, ya nos proporciona un sitio privado del mismo donde podemos almacenar los documentos del grupo, generar co-autorias de dichos documentos, ya que funciona con las aplicaciones de Office365, planificar nuestras tareas mediante planner o usar todas las posibilidades del calendario (generar reuniones o videoconferencias, citas, …). Además, tendremos un hilo de conversaciones que podremos seguir y gestionar mediante Outlook.

• Ventaja a destacar: Podemos incluir a personas que no pertenezcan a nuestra organización a nuestro grupo, como clientes, proveedores,… sin necesidad de licencia y que dispongan de todo lo que ofrece.
• Desventaja a destacar: Las conversaciones no son inmediatas. No se puede comparar con un chat, si no más bien a un ciclo de correos

Microsoft Teams

Teams es la última gran incorporación de Microsoft al conjunto de aplicaciones y va camino de convertirse en la principal, permitiendo una amalgama del resto de aplicaciones en una sola. Una aplicación para dominarlas a todas.

Teams, tanto en su versión web como escritorio, funciona como un espacio de trabajo donde la mayor funcionalidad la va a generar el chat. Y cuando hablamos de chat no hablamos de un chat general; cada archivo, cada aplicación o equipo, privado o público, tendrá su chat independiente; lo cual nos permite organizar nuestras conversaciones de forma eficiente e instantánea, dando hasta la opción de generar menciones a los componentes del equipo para llamar su atención.

No solo destacamos la solución a la necesidad de una interacción instantánea para avanzar en un proyecto; teams es mucho más, permitiéndonos usar, en el mismo espacio de trabajo, programación de reuniones y videoconferencias, acceso a documentación y otro contenido, planificación de tareas, trabajo en vivo con el resto de aplicaciones de office 365 e incluso la interacción con otras aplicaciones de diferentes fabricantes de múltiples campos; Youtube, hootsuite, github, … y muchos más.

Y aquí es donde viene el primer problema; ¿Qué uso? ¿Grupos o Teams?

La línea de diferenciación es muy difusa entre estas aplicaciones; ambas herramientas comparten muchos puntos en común, de hecho, se puede crear un equipo en Teams con un grupo ya existente en “Grupos” y cuando creamos un equipo en Teams se crea, de forma automática, un grupo en “Grupos”

• Ventaja a destacar: Todo lo que necesitamos para la ejecución de un proyecto se encuentra en Teams (documentos, aplicaciones y un chat de mensajería instantánea)
• Desventaja a destacar: No se permite la interacción con personas de fuera de la organización. (Al menos en este momento ya que se está implementando)

Yammer

Yammer es una red social corporativa y su uso es exactamente el mismo que el de una red social convencional, siempre teniendo claro que estamos en una empresa, no en un grupo de amigos o familiares.

Podemos crear grupos, por ejemplo por departamentos, por proyectos o por temáticas relacionados con nuestro trabajo; aunque también es recomendable tener un grupo de esparcimiento para hablar de otros temas como series, deporte, compartir recetas,… una comunidad donde realizar intercambios de experiencias.

Las conversaciones en esta aplicación serán como las que se tienen en otra red social, sin esperar una respuesta inmediata, pero es una gran aplicación para conocer a los compañeros y compartir con ellos nuestros conocimientos o buscar los suyos; por ejemplo, pedir ayuda a un compañero experto en una aplicación en la que no estamos muy duchos.

También podemos publicar noticias relacionadas con la temática del equipo, abrir debates, realizar encuestas… Como decíamos, una red social con todas sus ventajas y desventajas.

• Ventajas a destacar: Interaccionamos por defecto con toda la empresa, lo que nos sirve como un repositorio de “recursos humanos” para contar con el conocimiento de todos nuestros compañeros.
• Desventaja a destacar: El flujo de las conversaciones puede retrasarse incluso días, por lo que no es la herramienta adecuada para tener conversaciones importantes o fluidas.

Para ver una imagen global de estas aplicaciones os dejamos esta tabla basada en una publicada por Microsoft, donde se recogen una serie de escenarios o necesidades y las soluciones mas adecuadas de mano de estas aplicaciones.