La formación no es barata. Por este motivo, es normal que nos interese saber si el dinero se invierte de la mejor forma o no. Es lo que conocemos como rentabilidad de la formación y nos va a permitir conocer el valor que aporta la inversión en formación. Descubre cómo evaluar la rentabilidad de la formación.

Hablemos de fórmulas

La fórmula tradicional del ROI es la que se calcula restando el beneficio obtenido menos la inversión realizada dividiéndola después entre la inversión x 100.

ROI = (beneficio obtenido – inversión) / inversión x 100

¿Por qué medir la rentabilidad de la formación?

Podemos hablar de dos grandes motivos para analizar esta rentabilidad:

• ¿Están adquiriendo los alumnos nuevas habilidades que les permitan trabajar más eficientemente y reducir costes?
• ¿Se puede evaluar el coste de la formación frente a los beneficios aportados tanto a los alumnos como a la organización?

Pero la utilidad de este cálculo va más allá, ya que nos permite establecer si una formación resultará demasiado cara, comparar distintas formaciones y elegir la más rentable y también evaluar diferentes proveedores de formación. Y es que no es posible decidir si un curso es caro o barato solo por su precio, ya que dos organizaciones pueden ofrecer la misma formación a precios muy diferentes y sin embargo no demostrar la misma rentabilidad.

El cálculo de esta rentabilidad no está exento de dificultades. La principal es en qué enfocarse y qué valor asignar a los resultados. Estos resultados deben ser muy evidentes en el trabajo final para que se tenga en cuenta el ROI a la hora de seleccionar la opción más rentable y no la más barata. Para que este cálculo tenga sentido, las empresas deben ser lo suficientemente flexibles para aprender nuevas formas de organizar la formación, probar nuevos caminos que les orienten hacía unos resultados medidos y bien enfocados. En definitiva, deben «mirar fuera de la caja» para desarrollar soluciones creativas que les permitan conocer los factores que determinen si una formación ha sido realmente transformadora para los alumnos.

Cómo obtener los datos para evaluar la rentabilidad

Pero si hablamos de innovar, además de la fórmula tradicional que puede ser difícil de aplicar, podemos encontrar otras formas de calcular el ROI igual de efectivas:

1. Utilizar una calculadora de rentabilidad de la formación

No es otra cosa que aplicar la fórmula y funciona mejor para puestos muy estructurados en los que el beneficio económico es fácil de aislar.

2. Usar evaluaciones de supervisores que midan el valor obtenido de la formación

Cuando hablamos de grupos de trabajo menos estructurados, como por ejemplo equipos de desarrollo, la figura del supervisor será clave. Este supervisor podrá evaluar los conocimientos de su equipo antes y después de la formación, incluso trabajando con grupos de control, y asignar un porcentaje de crecimiento en cada caso. Imaginemos que el porcentaje de mejora del grupo de 6 personas tras la formación es del 5%. Ahora calcularemos el salario medio de estos seis profesionales. Por ejemplo, si hablamos de 35000 euros anuales y su incremento en valor ha sido del 5%, podemos afirmar un beneficio de 1750 euros por alumno que si lo multiplicamos por el grupo de 6 sería de 10500 euros en total. Este es el dato que aportaríamos en la casilla “beneficio obtenido” de la fórmula inicial.

3. Hacer un análisis del impacto empresarial

Un “impacto empresarial” es cualquier cambio provocado por la formación. Podría ser:

• Nivel del Ventas
• Cuota de mercado
• Comentarios de los clientes
• Retención de personal

Este análisis implica la recolección de datos previos a la formación y posteriores a la misma, por ejemplo, del nivel de ventas por cliente. Posteriormente se trata de realizar un análisis incluyendo distintos factores hasta llegar a una cifra de beneficios que nos sirva de inicio para el cálculo efectivo del ROI. Para este análisis puede ser de gran utilidad una herramienta como Power BI de Microsoft, capaz de extraer datos de distintas fuentes.

Independientemente de la fórmula elegida, los responsables de formación deben permitir a sus equipos que participen en la búsqueda de objetivos para las acciones de capacitación. Esto hará más fácil la evaluación de los beneficios posteriormente.  El siguiente gráfico describe diferentes objetivos según el rol en la empresa.

Fuente: Learnupon.com

En este caso, para que el cálculo de la rentabilidad sea lo más aproximado posible, es importante ser muy específico con los objetivos. Definir el porcentaje de crecimiento o decrecimiento, así como el horizonte temporal para alcanzarlo va a ser clave para un cálculo adecuado.

En Avante trabajamos a diario con empresas que nos plantean este reto de evaluar la rentabilidad de la formación que impartimos.

Gracias a herramientas e informes que nos permiten conocer la opinión de los alumnos tras la formación, podemos conocer su nivel inicial y final. También conoceremos gracias a estos informes finales como evalúan el grado de utilidad para su aplicación en el puesto de trabajo. Todo esto nos permite ofrecer a nuestros clientes información de calidad para que puedan evaluar la rentabilidad de sus acciones de formación. Más info en formacion@avante.es