David Rodríguez es nuestro gurú del orden digital. Si ya has leído  «8 pasos para ordenar tus documentos digitales al estilo Marie Kondo» y «7 pasos para ordenar tu bandeja de entrada al estilo Marie Kondo» no te pierdas el último capítulo de esta serie dedicada a la organización en el mundo digital.

¡Ha llegado la hora de poner orden!  

Una de las consecuencias del teletrabajo en nuestra forma de trabajar es que se ha multiplicado el uso de la nube como almacenamiento documental; aunque ciertamente si nos ponemos a hablar de transformación digital el uso de la nube como almacenamiento de documentos es uno de los aspectos más extendidos. 

Por eso, y concluyendo la línea centrada en el orden que comenzamos hace un tiempo con nuestros documentos y con nuestros correos electrónicos, llega este artículo en el que os daremos algunos consejos que quizá no conocíais sobre cómo podemos gestionar el orden de nuestra nube. 

Nos centraremos en las aplicaciones de almacenamiento de Microsoft, tanto privada como compartida, ya que, aunque hablamos siempre de OneDrive, las mismas opciones se pueden aplicar en Sharepoint. 

No te pierdas estos 7 pasos para ordenar tu nube al estilo Marie Kondo

Usar la zona de Organización

Evidentemente, si queremos organizar nuestros documento y carpetas, es el primer lugar al que debemos acudir. 

“Organizar” nos permite organizar el contenido de la carpeta en la que nos encontramos en este momento. Para esto debemos elegir el criterio que vamos a seguir a la hora de ordenar y si este orden será ascendente o descendente (de A a Z o Z a A) 

Además, podemos cambiar la visualización mediante el botón “Cambio de opciones de vista” que tenemos junto al botón Organizar. 

Usar los encabezados de columna 

En la zona de encabezado de la vista de tipo lista o lista compacta podemos usar las opciones de cada encabezado de columna para establecer el orden que deseamos asignar. Tiene similitudes con la opción anterior, ya que ambas opciones comparten categoría, pero tienen algunas diferencias, ya que al desplegar sus opciones también podemos realizar un filtrado por algunos elementos contenidos en las columnas. Solo está disponible en “Modificado” y “Modificado por” 

Redistribuir tus documentos en otras carpetas 

Al seleccionar uno o varios documentos y carpetas veremos las opciones “Mover a” y “Copiar en”. 

Estas opciones nos permiten movilizar nuestros documentos entre las carpetas de nuestro OneDrive e incluso llevarlos a otras bibliotecas de documentos compartidas (en SharePoint) 

Recuerda que, en este caso, si movemos un documento dejará de estar en la ubicación original para ocupar su lugar en la nueva, mientras que si copiamos el documento tendremos dos documentos iguales, cada uno en una ubicación, pero sin ningún tipo de sincronización entre ellos. 

También debes recordar que si movemos un documento de nuestro OneDrive a Sharepoint ese documento dejará de ser nuestro y pasará a ser del equipo con permiso para trabajar en este espacio. 

Arrastrar y Soltar 

 Al igual que hacemos con nuestro explorador de Windows, con OneDrive también podemos seleccionar uno o varios elementos y arrastrarlo sobre una carpeta. De esta forma podemos clasificar nuestros documentos más rápido que con la opción anterior; aunque solo es útil en el caso de que la carpeta sobre la que llevamos el documento es la carpeta de destino; si no es así, es mejor la opción de “Mover a” 

Ordenar los documentos que han compartido contigo 

En esta zona de OneDrive tenemos las mismas opciones de orden que en el resto, pero con un añadido. 

Al ver documentos que no son nuestros, si no compartidos, no tenemos la misma información, solamente nombre, fecha en la que se compartió y quien lo ha compartido. Los encabezados tienen las mismas opciones que los encabezados de otras secciones, pero con el añadido que hablábamos anteriormente, el apartado “Agrupar por “ 

Esta opción nos permite reducir el contenido de la carpeta para reducirlo solo al criterio que hemos seleccionado. Por ejemplo, si agrupamos el contenido según la persona que aparece en el apartado “Compartido por” solo veremos un listado con esas personas en el podemos ver todos estos archivos bajo el nombre de la persona que los compartió  

La sección “compartido por el usuario” no tiene opciones de ordenación aunque es uno de las zonas más útiles de OneDrive ya que nos permite ver todos los elementos compartidos por nosotros, facilitando el control de aquellos elementos compartidos. 

Encontrar nuestros documentos 

En la zona superior disponemos de la barra de búsquedas de documentos, un elemento muy útil ya que nos permite seleccionar diferentes rangos de búsqueda.  

Podemos buscar un documento entre nuestros archivos personales o incluso ampliar el espacio de búsqueda a todas las bibliotecas de SharePoint a las que tenemos acceso. 

Además, el resultado de búsqueda nos muestra la opción de filtro, que nos da la posibilidad de acotar mucho más la búsqueda al tipo de documento, autor, tamaño, fecha de modificación …etc. 

En el caso de que tengamos claro que el documento que buscamos ha sido usado últimamente será más rápido ir al menú “Recientes” en el panel de navegación, donde veremos un listado de los últimos documentos que hemos abierto o editado. 

Seleccionar que carpetas vamos a usar realmente. 

 Por último, en la aplicación de escritorio, podemos ir directamente a la configuración para organizar nuestras carpetas.  

Mediante la opción “Configuración / Cuenta / Seleccionar carpetas” podemos seleccionar que carpetas queremos sincronizar en nuestro equipo. De esa forma solo sincronizaremos las carpetas que realmente vamos a utilizar y dejar las demás para consultarlas solo en la nube.