Desde hace bastante tiempo Microsoft está realizando esfuerzos para que toda la suite de aplicaciones de la que dispone en la nube se una en un solo lugar. Este lugar es Microsoft Teams. Aquí encontrarás 9 consejos para crear el equipo perfecto y trabajar al máximo rendimiento.

Si este artículo ha llamado tu atención, seguro que no necesitas que te expliquemos demasiado qué es Teams, la aplicación estrella de Microsoft cuya fuerza no sólo reside en la posibilidad de usar todas las aplicaciones de este fabricante en un solo lugar, sino que, además, también dispone de una gran variedad de aplicaciones de terceros cuyo número sigue subiendo cada día que pasa.

Por supuesto, el principal objetivo de Teams, como su nombre indica, es realizar equipos donde podemos trabajar de forma conjunta.

Crear Equipos en Teams es sencillo. Muy sencillo. Tan sencillo que puede provocar que se nos vaya de las manos el número de equipos que creamos y el contenido y uso de estos.

Ese tipo de actitud nos va a ocasionar problemas con un exceso de equipos inútiles que se usan muy puntualmente y quedan desiertos, mensajes perdidos, documentos que no se encuentran…

Lo primero que verás justo al finalizar la creación de un equipo, será la interfaz que nos permite agregar los miembros al mismo. Bien, no lo hagas.

Al agregar a los miembros después de haber creado el equipo tendrán acceso inmediato al mismo y tendrán permiso para hacer lo que quieran, algo total y absolutamente desaconsejado.

Los equipos de Teams deben estar perfectamente estructurados y su configuración debe ser revisada varias veces antes de que comiencen a funcionar y todo este tipo de labores serán complicadas si el equipo está lleno de miembros.

NOTA: Aunque vas a ver algún término que puede que no conozcas, como canales o wiki, podrás acceder a un pequeño glosario al final del artículo.

Para que puedas usar Teams de una forma más eficaz y productiva, vamos a darte una serie de consejos sobre las pautas que debes seguir para potenciar tu nuevo equipo antes de que comience a funcionar:

1. Piensa si el equipo que vas a crear es necesario.

No debemos crear equipos para acciones que no las necesitan. Una reunión, una videoconferencia, compartir un documento… Se pueden realizar sin la creación de un equipo.

2. Crea una lista de miembros aunque sea orientativa.

Es una lista orientativa, por lo que no está escrita en piedra. Es decir, puede que pienses que el equipo estará compuesto de 10 personas y acaben siendo 100, o al contrario. En cualquier caso te ayudará a hacerte una idea de como debes realizar los siguientes pasos.

3. Crea el equipo con la configuración apropiada, público, privado, de toda la empresa… Pero no añadas a ningún miembro aún.

4. Configura la administración del equipo y no te dejes ningún apartado.

Ten en cuenta que la configuración cambiará dependiendo del tipo de equipo que has creado.

5. Crea los canales* que creas que por ahora serán necesarios.

Aunque en principio ya tenemos el canal “General” disponible, podemos crear todos los canales públicos y privados que creamos que vamos a necesitar. No te pases, podemos crear más posteriormente si lo necesitamos.

6. Administra y revisa la configuración de los canales.

Al igual que los equipos, también es necesario que administres los canales y los configures para que estén listos antes de su uso.

7. Deja claro cómo se va a usar el canal general, abierto a todo el equipo.

Puedes redactar estas directivas dentro de la wiki** del equipo, para que se encuentre disponible para todos los miembros.

También, dentro de la wiki, puedes redactar otros elementos importantes en el equipo como el objetivo de este, los participantes, el papel de cada miembro dentro del equipo, las nomenclaturas que se deben respetar en el almacenamiento documental, etc.

8. Casi en último lugar, agrega a todos los miembros que consideres necesarios, cada uno con su rol y su objetivo.

Si lo crees necesario, puedes asignar a alguno de los miembros el papel de moderador en los canales o en alguno concreto.

9. Y, por último, da la bienvenida.

Usa el canal general para dar la bienvenida a todo tu equipo mediante un mensaje e indica donde se encuentra la información necesaria.

Al seguir estos pasos te aseguras de que, cuando uno de sus miembros entre por primera vez, tendrá claro todos los puntos, cuál es su papel en el mismo y dónde encontrar toda la información necesaria para conseguirlo.

Eso ayudará a que el equipo funcione mucho mejor desde el inicio.

Para saber más

*Canales. Subequipos dentro de un equipo. Cada uno de ellos tiene su propio hilo de comunicación y almacenamiento, separado del resto de canales.

**Wiki. Aplicación incluida en los canales General y Estándar similar a un bloc de notas simple, muy útil para realizar anotaciones abiertas a todo el Canal.

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