Conoce Microsoft Teams; la herramienta Imprescindible

Como ya hemos hablado en algún artículo, la transformación digital está muy centrada en las personas y para ello es un factor muy importante el trabajo en equipo. Crear, gestionar y trabajar en equipo es muy sencillo gracias a las herramientas y, sobre todo, a la interacción de estas herramientas entre sí que nos proporciona Office 365.

Microsoft Teams es el “espacio de trabajo“. Cuando hablamos de espacio de trabajo hablamos de una zona preparada para contener herramientas de chat, productividad, diseñado para mejorar la colaboración y comunicación de los equipos de trabajo de cualquier empresa.

Teams usa al máximo las funciones colaborativas que ofrece la nube, como el almacenamiento de documentos o incluso la edición y creación de dichos documentos mediante las herramientas online, e integradas, de Office 365.

Teams es muy parecido a Grupos, como ya mencionamos en artículos anteriores. De hecho, podemos crear un equipo en Teams mediante un grupo, creado previamente, con solo introducir el nombre de dicho Grupo añadiendo de forma automática a sus componentes al mismo. De la misma forma, al crear un equipo en Teams, se genera un grupo en Outlook.

Una de las pocas carencias que presenta Teams, y que sí posee Grupos de Outlook, es la posibilidad de agregar invitados de fuera de la organización a nuestros Equipos. Esta posibilidad existe en el caso de que el invitado posea una cuenta de tipo educativa o profesional para office 365, pero ¿y si no la tiene? Por ahora Microsoft está trabajando en implementar esta funcionalidad añadiendo y gestionando estas cuentas mediante el Active Directory  (Azure AD) pero a día de hoy solo se puede añadir si creamos un “team” a partir de un grupo de outlook que ya tenga uno o varios invitados; aunque este “invitado” no podrá acceder a teams ni a nada de lo que creemos en él.

Esta funcionalidad sería muy útil a la hora de trabajar con clientes, proveedores, … etc, por lo que es una de las peticiones más solicitadas de los usuarios. Por suerte para nosotros, aunque puede parecer un poco paradójico, Teams no está acabado; es decir, es una aplicación que puede dar mucho más de lo que tiene ahora, por lo que Microsoft la tiene en continuo desarrollo añadiendo nuevas aplicaciones, opciones, formas de trabajo, … etc.

Pero no nos centremos en lo que no tiene y veamos lo que sí. ¿Qué nos ofrece Teams que no ofrece otra aplicación?

* Posibilidad de generar Pestañas que sirven de acceso directo a herramientas y documentos usados por todo el equipo.

* Integración de un sitio de SharePoint y un bloc OneNote exclusivo del Equipo creado. Crear, editar o trabajar colaborativamente con documentos Office directamente desde Teams.

* Posibilidad de generar una planificación de tareas de todo el equipo mediante Planner.

* Disponibilidad de la herramienta para dispositivos de escritorio, móvil o tabletas o uso de la herramienta web para permitir a los usuarios moverse entre plataformas y sistemas operativos diferentes.

* Usar Microsoft Flow para generar conectores entre diferentes aplicaciones unidas con Teams.

* Generar Buzones de correo para recibir correos en las conversaciones.

* Integración de gran número de herramientas de otros desarrolladores, como Youtube, Asana, Hootsuite, Adobe CC …

* Opciones de generar reuniones y videoconferencias como por ejemplo…
– Chats de grupo o individuales para mantener conversaciones entre el equipo.
– Conversaciones asociadas a cada archivo del equipo, pestaña creada, canal, …
– Posibilidad de consultar el historial de los chats generados.
– Generar Videoconferencias, programadas o no, mediante Skype Empresarial (integrado).

Resumiendo, Microsoft Teams se va a transformar en una gran herramienta imprescindible para casi cualquier puesto de trabajo; comunicación, ofimática, productividad, marketing, … todo en una aplicación. Y para que puedas verlo en funcionamiento te dejamos este breve vídeo que hemos desarrollado donde puedes comprobar algunas de las cosas que se pueden realizar con Microsoft Teams.