Microsoft Teams: trabajo en equipo dentro y fuera de tu organización

 En Microsoft, Productividad empresarial

Dos años hace ya que publicamos este artículo en nuestro blog sobre Teams, en el que explicábamos que era esa novedosa aplicación, para que servía y las diferentes interacciones que, en aquel momento, tenía con otras aplicaciones. 

Dos años han sido más que suficientes para dar una vuelta, o varias, a la tortilla. Microsoft se ha encargado de que Teams sea una aplicación mas que imprescindible, y si esa era su idea inicial, el brusco cambio en nuestra realidad laboral ha precipitado la evolución y mejoras en la aplicación, sobre todo en lo que a comunicaciones se refiere. 

Como decíamos en aquel tiempo y decimos aún hoy en día en cualquier charla / webinario / formación, la transformación digital está muy centrada en las personas y para ello es un factor muy importante el trabajo en equipo.  

Grupo trabajando Teams

Son muchas las herramientas que se dedican a facilitar esa forma de trabajo, pero no todas cuentan con la integración de toda una suite y de otras aplicaciones de terceros, e incluso de la competencia directa, facilitando la adaptación de cada empresa eliminando la necesidad de renunciar a sus herramientas habituales. 

¿No quieres usar Teams porque tu organización usa Dropbox como almacenamiento y no quieres pasarte a OneDrive? Sin problema. Teams es totalmente compatible con el almacenamiento de Dropbox… ¡incluso con Drive de Google! 

La idea de Microsoft es que Microsoft Teamssea el “espacio de trabajo. Cuando hablamos de espacio de trabajo hablamos de una zona preparada para contener herramientas de comunicación, productividadalmacenamiento, … etcdiseñado para mejorar la colaboración y comunicación de los equipos de trabajo de cualquier empresa. 

Microsoft quiere que cuando inicies tu equipo solo necesites tener abierta una aplicación: Teams.

Una de las funcionalidades que Teams no tenía en sus inicios y que ha añadido con el tiempo es la posibilidad de añadir “Invitados”, es decir, personas que no pertenecen a nuestra organización, pero con las que trabajamos codo con codo (sobre todo ahora *guiño*) 

Esta funcionalidad es muy útil a la hora de trabajar con clientes, proveedores, subcontratas … etc. Pero ¿estaríamos obligando a esas personas a tener una licencia de Microsoft 365 para poder trabajar con nosotros? La respuesta es NO.  

Teams tiene una versión “libre” que puede usar cualquier usuario sin necesidad de licencia; eso sí, sin todas las posibilidades que ofrece la versión licenciada, claro, aunque sí nos permite comunicarnos en grupos y por supuesto participar en videconferencias. 

Microsoft Teams como herramienta colaborativa. Nueva opción ...

Pero ¿qué más nos ofrece Teams que no ofrece otra aplicación? 

* Posibilidad de generar Pestañas que sirven de acceso directo a herramientas y documentos usados por todo el equipo. 

* Integración de un sitio (o varios) de SharePoint y blocs deOneNote exclusivos del Equipo creado.  

Crear, editar o trabajar colaborativamente con documentos Office directamente desde Teams, incluso con documentos de Google si los tenemos almacenados en Drive. 

 

* Posibilidad de generar una planificación de tareas de todo el equipo mediante la integración total de Planner, la herramienta de planificación de tareas de equipos de Microsoft. 

* Disponibilidad de la herramienta para dispositivos de escritorio, móvil o tabletas o uso de la herramienta web para permitir a los usuarios moverse entre plataformas y sistemas operativos diferentes. 

* Usar diferentes aplicaciones que enriquecen nuestros equipos, como conectores que nos permiten estar al día de aplicaciones que usemos externamente o Bots que hacen el trabajo por nosotros2. 

* Integración de gran número de herramientas de otros desarrolladores, como Youtube, Asana, Trello, Hootsuite, Adobe CC … y todas las de la suite de Microsoft, como Forms, Stream, PowerBi y, como no, las herramientas de Office. 

* Opciones de generar reuniones, llamadas y videoconferencias como por ejemplo…

  • Chats de grupo o individuales para mantener conversaciones entre el equipo con posibilidad de compartir y editar documentos en directo.
  • Conversaciones asociadas a cada archivo del equipo, pestañas creadas, canales, …
  • Generar Videoconferencias, programadas o no, mediante Skype Empresarial (completamente asimilado por Teams) y la sincronización con Outlook. 

 Resumiendo, Microsoft Teams se ha a transformado en una gran herramienta imprescindible para casi cualquier puesto de trabajo; comunicación, ofimática, productividad, marketing, planificación… todo en una aplicación.  

 

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