Cómo mejorar la comunicación en proyectos: consejos y matriz de trabajo

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Si estás leyendo este artículo seguro que esperas encontrar una solución para tu principal problema: la falta de tiempo. Generalmente este es el problema común que se oculta tras la mayoría de las dificultades que nos encontramos en el trabajo diario. Tanto si hablamos de actualización de sistemas, virtualización de entornos o nuevas metodologías, generalmente nos falta tiempo para llevar a cabo todas las funciones necesarias.

 

También en el ámbito de la gestión de proyectos. Y concretamente en este área donde si no se gestiona la comunicación de la forma adecuada, puede ser un cuello de botella que impida que los objetivos marcados sufran retrasos o cambios inesperados.

En este post voy a hablarte de cómo gestionar eficazmente la comunicación en tus proyectos. Vamos a ver los distintos agentes que intervienen en la misma, definiremos canales y fases para que no se pierda información en el camino ni caigamos en la redundancia.

 

Pero…¿a mi nadie me ha informado de los cambios?

Seguro que alguna vez te ha ocurrido que has enviado un email esperando respuesta y has tardado días en recibirla. Esto, si hablamos de estar gestionando un proyecto con un equipo de trabajo, puede ser muy desesperante. Sin embargo podría evitarse desarrollando previamente el plan de comunicación con el que trabajar, definiendo canales y plazos para que no quede duda.

Aunque el plan de proyecto se discuta y organice a conciencia, no ocurre lo mismo con el plan de comunicación de dicho proyecto y esto es un error.

Un director de proyecto, como puede ser tu caso, puede llegar a perder la mitad de su tiempo intentando comunicarse. Estos son los errores comunes:

  • Información incompleta.
  • El interlocutor no es el adecuado
  • Los plazos de comunicación no se han definido.
  • Canales de comunicación incorrectos.

¿Te suena? No es de extrañar ya que el PMI el PMI (Project Management Institute) sugiera que un director de proyecto debe pasar el 90 por ciento de su tiempo comunicándose. Entonces ¿Por qué no dar la importancia que se merece a este plan?

 

Manos a la obra ¿Qué tengo que hacer?

Lo primero que debes abordar es la planificación. Sin planificación no hay éxito.

1.Debes definir cuestiones como los tiempos en los que se va a establecer la comunicación (Si, incluso puedes fijar un horario para esta comunicación de proyecto) así como los medios que se van a utilizar: ¿Será todo online? ¿Habrá reuniones de comunicación? Por supuesto esta planificación debe ser compartida con todos los integrantes del proyecto a los que luego mencionaremos más adelante.

2.Establecer canales de comunicación y herramientas. Aunque suene muy básico a veces no definirlos puede generar el caos ¿Se utilizará un grupo para todos? ¿Se podrá establecer esta comunicación por email?

3.Establecer límites de comunicación. Para evitar pérdidas de tiempo tendremos que definir hasta donde se permitirá esta comunicación: cerrar los temas con conclusiones o qué abordar con quien,  son cuestiones que deben aparecer también en el plan de comunicación.

4.Medir. A veces resulta difícil una vez terminado el proceso medir los resultados. En este caso es fundamental establecer plazos para medir resultados ¿Cada mes? ¿Bimensualmente? Dependerá del tipo de proyecto y del tamaño del grupo implicado en el desarrollo de este.

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¿A quién tengo que comunicar? ¿Quién debe recibir información del proyecto?

Aunque cada proyecto tendrá sus características propias, a grandes rasgos, estos serán los agentes implicados y habrá que establecer que tipo de comunicación se utilizará con cada uno de ellos:

  • Equipo de trabajo
  • Director del proyecto
  • Otros directores implicados
  • Cliente
  • Inversores

El objetivo de definir a los agentes implicados no es otro que crear una comunicación eficaz, sólo la estrictamente necesaria, en el formato adecuado. La improvisación en un proyecto es un gran error.

Cómo en todo, elegir el método es fundamental

Y además veremos que existen distintos métodos para comunicar y que cada uno de ellos nos servirá para una finalidad:

  • Interactiva: La comunicación se produce en ambos sentidos
  • Push: se define un emisor que será el único que comunicará sobre el proyecto
  • Pull – Se recogerá toda la información en un repositorio colectivo que podrá consultarse por los distintos agentes.

Además de la forma en la que se establecerá la comunicación, la periodicidad y el formato son elementos a tener en cuenta. Si no tenemos claro por dónde nos va a llegar la información, posiblemente perdamos el tiempo entre aplicaciones. Por este motivo es importante dejar claro como se comunicará cada tipo de mensaje. del mismo modo, no resultará eficiente incluir en todas las comunicaciones a «tooodos» los implicados ya que es muy probable que esto sirva para enredar en vez de clarificar.

Y ahora que ya conoces las bases para trabajar una comunicación que de realmente resultados, aquí tienes nuestra matriz de comunicación para poner en marcha el plan de comunicación.

Matriz comunicación

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Y como de la experiencia se aprende ¿me cuentas en comentarios que problemas de comunicación provocan más problemas en tus proyectos? Próximamente te hablaré sobre como presentar esta comunicación para que realmente cumpla su función.

No se me olvida recordarte que en Avante puedes encontrar formación en gestión de proyectos y buenas prácticas a muchos niveles: Scrum, ITIL®, DevOps….Si quieres que te ayudemos en la gestión de tus proyectos, la comunicación y la dirección de equipos, solo tienes que solicitarnos información en formacion@avante.es.

 

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