Continuando con la serie de publicaciones –La Transformación Digital no sólo es Teams, Fermín de la Sierra nos trae en esta ocasión una reflexión sobre las ventajas del uso de herramientas analíticas. Esta serie trata de describir, de manera más profunda, las necesidades de esta transformación en el ámbito empresarial. En el primer post de la serie se definen habilidades digitales, llamémoslas, de “infraestructura”, necesarias para articular de manera eficiente “las oficinas post Covid-19”. Hablamos de Teams, OneDrive y en general herramientas colaborativas. Pero existen también necesidades más específicas que pueden ser asistidas por herramientas que, en la actualidad, empiezan a tener un alto grado de madurez.

En este post, trataremos la mejora del proceso de toma de decisiones, que pueden proporcionarnos las herramientas analíticas, nicho hasta ahora ocupado por Excel que, mal que bien, cumplía su misión.

Tomando decisiones con garantías…el poder del dato

Tomar decisiones es una actividad tan antigua como la misma humanidad. Se trata de algo tan extremadamente cotidiano, que raras veces nos paramos a reflexionar sobre este hecho. Desde el oráculo de Delfos, en la antigua Grecia, donde los sacerdotes interpretaban las palabras de la Pitia -pitonisa- hasta la actualidad, todos intentamos disminuir el riego de nuestra toma de decisiones.

El desarrollo del cálculo de probabilidades y por lo tanto la gestión del riesgo es el hito que marca el comienzo de los “tiempos modernos”. Sin entrar en la cronología del tema, la resolución del enigma de Piaccioli, Blaise Pascal, la teoría de los grandes números de Bernoulli, el teorema de Bayes, la distribución normal de De Moivre (conocida como distribución de Gauss) fueron avances que abrieron el camino a un nuevo panorama.

En la actualidad disponemos de herramientas, totalmente enfocadas al usuario de negocio, no a especialistas informáticos, que nos permitirán reducir ese riesgo en la cotidiana toma de decisiones y que, más pronto que tarde, deberemos incluir en nuestro arsenal de aplicaciones. No tardaremos en utilizar estas herramientas de forma tan natural como las hojas de cálculo.

Power BI, la herramienta de analytics de Microsoft

Como paradigma de este tipo de aplicaciones hablaremos de Power BI, fundamentalmente por el óptimo balance que presenta en su coste, esfuerzo de aprendizaje y valor obtenido. Así fue reconocido por Gartner Group en su último informe de febrero del 2021.

Con Power BI, podemos poner la inteligencia empresarial a disposición de todos, de forma económica y gradual, sin sobresaltos. De forma que se cree en la empresa, una cultura basada en los datos de su organización, puestos a disposición de los empleados. No cambia el acceso  a datos sino la forma de consumirlos, proporcionando así funcionalidades de Inteligencia de negocio  y de análisis de datos.

Licencias en Power BI

Hablamos de herramientas personales como Power BI Desktop, una aplicación de escritorio gratuita que funciona con el servicio de Power BI. También con las capacidades de colaboración que ello conlleva, consumiéndola como un servicio, tenemos disponible Power BI Pro, con costes inferiores a 10$/mes por usuario. Por último las licencias de Power BI Premium por usuario (PPU’s), menos de  20$/mes por usuario, ofrecen todas las posibilidades de Power BI Pro junto con otras características como informes paginados, Inteligencia Artificial y más funcionalidades. Estas funcionalidades anteriormente solo estaban disponibles con una licencia Premium Empresarial que comenzaba en varios miles de Euros mensuales.

Con una licencia PPU, no necesita una licencia Power BI Pro independiente, ya que todas las funcionalidades de la licencia Pro se incluyen en la PPU. Con este amplio y flexible modelo de licenciamiento, es posible comenzar, prácticamente sin coste e ir escalando las características, por usuario de forma paulatina y sobre seguro, hasta llegar al modelo Premium Empresarial. En mis cursos siempre invito a la reflexión de comparar el coste mensual que tiene tomar un café al día y el valor obtenido, con el coste de Power BI Pro y el valor que se puede obtener con él. El café está bien, pero el acceso a la inteligencia empresarial del negocio, también.

El usuario final es el protagonista

Otra característica que ha hecho que Power BI tenga una gran explosión en los últimos años, posiblemente, sea su orientación al usuario final. Desde el acceso a los orígenes de datos hasta la seguridad de acceso y publicación de los informes en la nube todo ha sido pensado para el usuario de negocio. Así encontramos inserción de objetos visuales, la gestión de nuevas columnas y medidas el filtrado y la integración de nuevos elementos visuales desde el Marketplace, todo  pensado para el usuario. No son necesarios grandes conocimientos de sistemas, sino del propio negocio, para poder generar potentes análisis en cuestión de minutos.

Pensemos un instante, en que sentimos la primera vez que vimos una hoja de cálculo, lo que podía hacer y lo difícil que eso sería. Esto debe servirnos de experiencia, para entender que esta herramienta es perfectamente asumible por el personal de negocio. Incluso con los elementos de Inteligencia Artificial, que aportan las versiones Premium, tanto por usuario como el modelo empresarial. Hacer hincapié que estos modelos de IA que resultan de gran ayuda, como reconocimiento de idioma, de imágenes, extracción de términos relevantes o análisis de sentimiento, entre otras características. No necesitan entrenamiento, son modelos soportados por Cogniteve Services y consumidos directamente por los usuarios de negocio como un función más de Excel.

Usuarios empoderados por el análisis de datos

Por último, me gustaría incidir en el desacoplamiento que se produce entre TI y los usuarios de negocio, al empoderar a estos últimos con estas herramientas de análisis. La toma de decisiones se ve ampliamente favorecida, ya que se obtiene la información o mejor dicho, el conocimiento, en el momento que hay que decidir. No es necesario esperar a que los compañeros de TI pueden generar la consulta o informe. No estamos hablando de un análisis prescriptivo donde los datos deciden las acciones a tomar, al menos de momento. Hablamos de una parte de análisis descriptivo, que nos proporcionará la sabiduría para tomar mejores decisiones, basándonos en un entendimiento claro de lo ocurrido. Por otra parte, encontramos análisis predictivo, que ira aumentando en peso cuando le vayamos ganando confianza.

En resumen, no creo que el debate sea si adoptamos o no una de estas herramientas. Realmente no creo que haya debate, ya que es necesario hacer un esfuerzo por la adopción de estas herramientas. La tecnología esta suficientemente madura y posponer esta adopción es una forma de aumentar la brecha digital.

Si quieres comenzar tu camino en estas habilidades digitales, en nuestra web vas a encontrar una sección dedicada a Power Platform. No dudes en consultarnos la formación que necesitas en este área para seguir creciendo.