Kanban: las claves para entender el método

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Kanban, como método de trabajo, en el mundo de la agilidad es desde mi punto de vista uno de los más completos, elegantes y sencillos.

También es de los más desconocidos. Esto quizá sorprenda a algunos, porque muchos pensamos que lo conocemos “es un tablero ¿no?”.Es cierto Kanban utiliza tableros.

“Es una palabra japonesa que se utiliza en las líneas de producción de Toyota y que alguien ha extrapolado al mundo de TI”. Eso también es cierto, “Kanban” es una palabra japonesa compuesta de dos:

  • Kan: que significa visual
  • Ban: que significa tarjeta
De esta manera una traducción literal de Kanban sería “Tarjeta Visual”.

Resultado de imagen de kanban cardY en efecto, empezó a utilizarse en producción, en Toyota dentro del “just in time” un sistema diseñado para minimizar el inventario y responder rápidamente a los requerimientos de los clientes. De esta manera, las tarjetas Kanban “autorizan a producir piezas”, nadie puede producir nada, si no hay una autorización expresa para hacerlo. De esta manera, todo se produce para cumplir las órdenes de pedidos de los clientes y nada se inventaría.

David J Anderson desarrolló por primera vez el Método Kanban para el trabajo del conocimiento y de servicio en 2005. Combinó elementos del trabajo de W Edwards Deming, Eli Goldratt, Peter Drucker y Taiichi Ohno.

Pero Kanban es mucho más que un Tablero con tarjetas que se van moviendo, reflejando el estado de los distintos trabajos.

Si buscamos por internet, podemos tener definiciones como:

  • Kanban es un método de administración de tareas y flujos de trabajos usado especialmente con las empresas que trabajan en desarrollo de software
  • Kanban es un método para gestionar el trabajo intelectual, con énfasis en la entrega justo a tiempo, consiguiendo que no se sobrecarguen los miembros del equipo.
  • El método Kanban es un conjunto avanzado de principios y prácticas combinados con herramientas para la visualización de los flujos de trabajo

Todas ellas son verdad

¿QUÉ ES KANBAN REALMENTE?
  • Kanban es un método que trata de hacer visible lo invisible
    • En el mundo del trabajo del conocimiento, los procesos están escondidos
    • Kanban es un método que nos muestra cómo funciona nuestro trabajo.
    • Lo cual nos permite mejorarlo
  • Nos da una comprensión compartida del trabajo que hacemos.
    • Incluye las reglas por las cuales nos guiamos para hacer el trabajo
    • Qué cantidad podemos manejar a la vez
    • Como de bien entregamos el trabajo a nuestros clientes internos y externos.
  • Usando el método Kanban nos volveremos más predecibles y seremos capaces de trabajar a un ritmo mucho más sostenible.
  • También podemos utilizar Kanban para lograr una mejor alineación en toda la empresa, lo que significa que se pueden alcanzar objetivos estratégicos de gran alcance.

VALORES, PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS

Kanban está muy bien trabajado tiene:

  • 9 Valores

  • 4 Principios Fundamentales

  • 6 Prácticas esenciales

9 VALORES

  1. Transparencia
  2. Equilibrio
  3. Colaboración
  4. Orientación al cliente
  5. Flujo
  6. Liderazgo
  7. Entendimiento
  8. Acuerdo
  9. Respeto

 4 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES

  1. Empezar con lo que se hace ahora.
  2. Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos
  3. Inicialmente, respetar los procesos actuales, los roles, las responsabilidades y los títulos de los puestos de trabajo.
  4. Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles de tu organización, desde el contribuyente individual hasta la alta dirección.

6 PRÁCTICAS ESENCIALES

  1. Visualizar
  2. Limitar el trabajo en curso (WIP) (Work In Process)
  3. Gestionar el flujo.
  4. Hacer normas explícitas.
  5. Implementar bucles de feedback.
  6. Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente

Los que los veáis por primera vez, habréis obviamente notado su absoluta relación con la agilidad y con Lean IT.

También los que conozcáis ITIL4 habréis notado que ITIL4 ha “bebido” también mucho de Kanban.

Resultado de imagen de tarjeta kanban

Este es un post de introducción, no voy a entrar en el detalle del método, pero si me gustaría destacar un aspecto del que Kanban presume.

Kanban se llama a sí mismo como el “método humano” y me gustaría explicar brevemente este concepto haciendo mención a sus principios fundamentales:

  1. Empezar con lo que se hace ahora.
  2. Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos
  3. Inicialmente, respetar los procesos actuales, los roles, las responsabilidades y los títulos de los puestos de trabajo.
  4. Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles de tu organización, desde el contribuyente individual hasta la alta dirección.

Empezar con lo que se hace ahora, ha sido adoptado literalmente por ITIL4: es uno de sus nuevos Principios Guía.

Y básicamente lo que nos viene a decir este principio, es que, salvo raras ocasiones, cuando queremos mejorar algo, debemos aprovechar lo que estamos haciendo.

Trabajamos en una empresa que factura dinero todos los meses, paga a los proveedores, paga nuestro sueldo, algo se debe estar haciendo bien. Vamos a entenderlo bien y vamos a apoyarnos en eso.

Kanban propone entrar en las organizaciones despacio, sin crear ninguna revolución. Obviamente, si hay necesidad de mejorar, a medio y largo plazo, habrá muchos cambios, pero, de entrada, vamos a empezar por donde estamos. Y para destacar este hecho, aparece el tercer principio:

Inicialmente, respetar los procesos actuales, los roles, las responsabilidades y los títulos de los puestos de trabajo.

Es decir, Kanban quiere entrar sin hacer ruido. No cambiamos ni los procesos, ni los roles. Empezamos a trabajar desde la posición actual.

¿Y como serán esos cambios que vendrán?, pues podemos intuirlos, leyendo el segundo principio:

Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos

Resultado de imagen de kanban No podría ser de otra manera, Kanban utiliza la agilidad en sus principios: hagamos pequeños cambios, analicemos que tal van y con esa retroalimentación sigamos avanzando.

Esto requiere, por supuesto, un apoyo total de la dirección en este camino. Pero no debería ser complicado, porque es un cambio prudente. La agilidad es prudente, por definición.

El cuarto principio, nos da una pista de lo que necesitaremos para recorrer ese camino:

Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles de tu organización, desde el contribuyente individual hasta la alta dirección.

El tipo de liderazgo que Kanban propone, como no podría ser de otra manera, es un liderazgo de soporte, servil o coach, tal como nos indica Lean IT o la agilidad.

Así yo me preguntaría, si quiero hacer un cambio en la manera de trabajar de mi organización, si necesitamos iniciar una transformación digital o simplemente si somos conscientes de que necesitamos mejorar o ser más “agiles” ¿Por qué no empezar con Kanban?

¿Qué es lo peor que podría pasar?, ¿Qué el primer paso fuera un absoluto desastre?, Pues me daría cuenta en seguida. Kanban ya lo tiene previsto. El riesgo es bajo.

Sería un pequeño cambio partiendo de la situación inicial. ¿Por qué no intentarlo?…

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